Na mocy ustawy z dnia 20 lipca 2017 r. o zmianie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz niektórych innych ustaw, zwanej dalej ustawą nowelizującą, zostaną stworzone rejestry spraw dotyczących zezwoleń na pracę, zezwoleń na pracę sezonową, oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi oraz centralny rejestr pracy cudzoziemców. Rejestry, w szczególności rejestr centralny, mają na celu skuteczną realizację zadań związanych z wydawaniem zezwoleń na pracę, zezwoleń na pracę sezonową i rejestracją oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Pozwolą one również na ułatwienie i przyspieszenie prac poszczególnych organów.

Struktura rejestrów

Ustawa nowelizująca przewiduje stworzenie rejestrów obejmujących sprawy dotyczące:

1. zezwoleń na pracę;
2. zezwoleń na pracę sezonową;
3. oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (art. 90c ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1065 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą).

Ponadto prowadzona będzie ewidencja wniosków w sprawie pracy sezonowej i ewidencja oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Obie ewidencje mogą być prowadzone w systemie kartotecznym (art. 90c ust. 2 ustawy).

Rejestry będą prowadzone w ramach posiadanych właściwości przez:

1. wojewodę – w przypadku rejestrów zezwoleń na pracę,
2. starostę – w przypadku rejestrów zezwoleń na pracę sezonową
   i oświadczeń o powiedzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi,
3. ministra właściwego do spraw pracy – w przypadku rejestrów zezwoleń na pracę, zezwoleń na pracę sezonową, oświadczeń
   o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (art. 90c ust. 3 ustawy).

Ponadto minister właściwy do spraw pracy utworzy i będzie prowadził rejestr centralny, obejmujący dane przetwarzane w rejestrach prowadzonych przez wojewodów i starostów (art. 90c ust. 4 ustawy).

Wszystkie rejestry prowadzone będą w systemie teleinformatycznym (art. 90c ust. 1 i 4 ustawy).

Informacje zgromadzone w rejestrach

W rejestrach zezwoleń na pracę, zezwoleń na pracę sezonową i oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi przechowywane mają być informacje  o wnioskach, postanowieniach, decyzjach administracyjnych i orzeczeniach sądu w zakresie niezbędnym do stosowania przepisów ustawy. Obejmować one będą w szczególności informacje o podmiotach powierzających wykonywanie pracy cudzoziemcom, cudzoziemcach, którym powierza się wykonywanie pracy, oraz pracy, którą mają wykonywać cudzoziemcy (art. 90c ust. 6 ustawy).

Udostępnienie danych z rejestru centralnego

Udostępnienie danych z rejestru centralnego następować będzie na wniosek następującym podmiotom:

1. wojewodom - w celu prowadzenia postępowań w sprawie zezwoleń na pracę cudzoziemców, zezwoleń na pobyt czasowy, zezwoleń na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej oraz przedłużenia wizy;
2. starostom - w celu prowadzenia postępowań w sprawie zezwoleń na pracę sezonową i oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi;
3. konsulom - w celu prowadzenia postępowań w sprawie wydania wizy;
4. Szefowi Urzędu do Spraw Cudzoziemców - w celu prowadzenia postępowań w sprawie zezwoleń na pobyt czasowy, zezwoleń na pobyt rezydenta długoterminowego UE, udzielenia ochrony międzynarodowej, zobowiązania cudzoziemca do powrotu oraz przedłużenia wizy i prowadzenia konsultacji zgodnie z art. 67–69 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. cudzoziemcach (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1990 z poźn. zm.);
5. Państwowej Inspekcji Pracy - w celu prowadzenia kontroli legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców, oraz kontroli przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.U. z 2016 r., poz. 868 z późn. zm.);
6. Straży Granicznej - w celu dokonywania kontroli ruchu granicznego zgodnie z art. 1 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 12 października 1990 r.
   o Straży Granicznej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1643, z późn. zm.) oraz prowadzenia kontroli legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców, prowadzenia działalności gospodarczej przez cudzoziemców, powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom oraz pobytu cudzoziemców;
7. Policji - w celu prowadzenia kontroli legalności pobytu cudzoziemców;
8. naczelnikowi urzędu celno-skarbowego - w celu prowadzenia kontroli legalności pobytu cudzoziemców (art. 90c ust. 11 ustawy).

Wskazane powyżej podmioty, aby uzyskać informacje z rejestrów, muszą spełniać określone w art. 90c ust. 12 ustawy warunki, tj.:

1. posiadają możliwość identyfikacji osoby uzyskującej informacje oraz zakresu, daty i celu ich uzyskania;
2. posiadają zabezpieczenia uniemożliwiające wykorzystanie informacji niezgodnie z celem ich uzyskania;
3. zapewniają, że dostęp do danych osobowych jest nadzorowany
   i rejestrowany zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

Dane z rejestru centralnego udostępniane będą w/w podmiotom za pomocą odpowiednio zabezpieczonych urządzeń telekomunikacyjnych lub systemów teleinformatycznych przeznaczonych do komunikowania się
z tym rejestrem (art. 90c ust. 11 in principio ustawy).

Podmioty, którym udostępniono informacje mogą przetwarzać dane uzyskane z rejestru centralnego nie dłużej niż jest to niezbędne do prowadzenia postępowania, w związku z którym uzyskały te dane (art. 90c ust. 13 in ustawy).

Usunięcie danych osobowych z rejestrów zezwoleń na pracę, zezwoleń na pracę sezonową, oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Dane osobowe przetwarzane w rejestrach zezwoleń na pracę, zezwoleń na pracę sezonową, oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi usuwa się po upływie 10 lat od dnia wydania postanowienia lub decyzji ostatecznej w sprawie wydania zezwolenia na pracę lub przedłużenia zezwolenia na pracę, uchylenia zezwolenia na pracę lub pozostawienia wniosku w sprawie zezwolenia na pracę lub przedłużenia zezwolenia na pracę bez rozpoznania.

Usunięcie obejmuje dane osobowe cudzoziemca, dane podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi oraz dane pracodawcy użytkownika lub podmiotu, do którego cudzoziemiec został delegowany na terytorium RP.

Dane z rejestru usuwa podmiot prowadzący ten rejestr (art. 90c ust. 14 ustawy).